🖊️ 会議の議事録づくりから解放される

🌱 はじめに

こんにちは、株式会社AIMです！
いつもご覧いただき、ありがとうございます。

「会議が終わったあと、議事録をまとめるのに30分かかってしまう」
「誰が何を担当するか、結局あいまいなまま次の打ち合わせになる」
「途中参加した人への共有に、毎回時間を取られてしまう」

こうした声を、現場で本当によく耳にします。

会議そのものは前に進んでいるのに、その後の記録づくりや共有作業が地味に重い。
しかも議事録は、ただ書けばよいものではありません。決定事項、未決事項、担当者、期限、次回までのアクションまで整理する必要があります。

この“会議後のひと手間”を大きく減らしてくれるのが、Zoomに搭載されているAIアシスタント機能「Zoom AI Companion」です。

Zoom AI Companionは、会議中の内容をもとに要約を作成したり、途中参加者が会議内容をキャッチアップしたり、録画を章立てして確認しやすくしたりできる機能です。
すでにZoomの有料プランを利用している企業であれば、追加料金なしで使える可能性がある点も大きな魅力です。

本記事では、Zoom AI Companionで何ができるのか、料金はどうなっているのか、現場でどう活かせるのか、そして使う前に確認しておきたい注意点までを、実務目線でやさしく整理します。

🌱 はじめに 🤖 1. Zoom AI Companionとは何か用語メモ：AIアシスタントとは？🔎 2. 会議で役立つ4つの機能 ❶ ミーティング要約｜議事録の下書きを自動で作成 ❷ 途中参加者向けのキャッチアップ｜会議の流れを止めずに追いつける ❸ チャット文面・フォロー文のたたき台づくり ❹ スマートレコーディング｜長い録画を見返しやすくする 🆚 3. 料金はどうなっている？無料プランとの違い管理者設定の確認も忘れずに 🛠️ 4. 使い方ガイド｜Zoom AI Companionを実際に使う手順 ① 事前設定｜ミーティング要約を有効にする ② 会議中｜AI Companionを開始する ③ 会議後｜ミーティング要約を確認する 🎉 5. さいごに｜まず試す3ステップ ■ Step 1：自社のZoom環境を確認する ■ Step 2：次の定例会議で1回だけ使ってみる ■ Step 3：浮いた時間と修正点をチームで共有する参考元 ✉️ 法人向け生成AI研修のご案内

🤖 1. Zoom AI Companionとは何か

Zoom AI Companionは、Zoomに組み込まれている生成AIアシスタントです。

会議中の発言内容をもとに要約を作成したり、会議中に見逃した内容を質問したり、チャット文面の作成を支援したりと、会議やコミュニケーションにまつわる作業をサポートしてくれます。

特に注目したいのは、「議事録づくり」や「会議後の共有」に強いことです。

従来の議事録作成では、会議中にメモを取り、会議後に内容を整理し、関係者に共有する必要がありました。会議が多い人ほど、この作業が積み重なっていきます。

Zoom AI Companionを使えば、会議の要点や次のステップをAIが整理してくれるため、人はゼロから議事録を書くのではなく、AIが作った下書きを確認・修正する流れに変えられます。

つまり、議事録作成の目的はそのままに、作業の出発点を「白紙」から「AIの下書き」に変えられるのです。

💡

用語メモ：AIアシスタントとは？

AIアシスタントとは、人間の指示や会話内容をAIが読み取り、要約・下書き・整理・質問への回答などを支援してくれる仕組みのことです。

Zoom AI Companionの場合は、Zoom Meetings、Zoom Team Chat、Zoom Mail、Zoom Docsなど、Zoomの各機能の中で使えるように設計されています。

🔎 2. 会議で役立つ4つの機能

Zoom AI Companionにはさまざまな機能がありますが、まず押さえたいのは次の4つです。

❶ ミーティング要約｜議事録の下書きを自動で作成

最も実務で使いやすいのが、ミーティング要約です。

会議中にAI Companionを有効にすると、会議内容をもとに、話し合った内容や次のステップを整理した要約を作成できます。会議後には、メールやZoom Chatを通じて共有することもできます。

これまで会議後に、

メモを見返す
発言内容を整理する
決定事項を抜き出す
担当者と期限を確認する
関係者向けに文章を整える

といった作業をしていた方にとっては、大きな時短につながります。

もちろん、AIの要約をそのまま正式な議事録として使うのはおすすめしません。固有名詞や数字、決定事項は人が確認する必要があります。

ただし、最初のたたき台があるだけで、議事録作成の負担は大きく変わります。

ポイントは、「AIに全部任せる」のではなく、「AIに下書きを作ってもらい、人が確認して仕上げる」ことです。

❷ 途中参加者向けのキャッチアップ｜会議の流れを止めずに追いつける

会議に途中から参加したとき、こんな経験はないでしょうか。

「すみません、ここまで何が決まりましたか？」
「今、何の話をしていますか？」
「前半で出た論点をもう一度教えてください」

必要な確認ではありますが、毎回これを行うと、会議の流れが止まってしまいます。

Zoom AI Companionのミーティング内質問を使うと、会議中に見逃した内容をAIに確認できます。

たとえば、「ここまでの要点を教えて」「決まったことは何ですか？」といった形で質問することで、途中参加者でも状況をつかみやすくなります。

これは、参加者が多い会議や、社内外の関係者が入れ替わるプロジェクト会議で特に役立ちます。

❸ チャット文面・フォロー文のたたき台づくり

会議後には、議事録だけでなく、関係者への連絡も発生します。

たとえば、

お客様へのお礼メール
社内メンバーへの共有文
次回までの依頼事項
Chatでの確認メッセージ
会議後のフォローアップ文

などです。

Zoom AI Companionには、Zoom Team Chatの文面作成を支援する機能があります。会話の流れを踏まえて、チャットメッセージの下書きを作成したり、トーンや長さを調整したりできます。

また、ミーティング要約をもとにして、会議後のフォロー文を作る運用も実務では有効です。

たとえば、要約に書かれた「決定事項」と「次のアクション」をもとに、お礼メールや共有文へ展開すれば、抜け漏れを防ぎやすくなります。

ただし、メール作成機能は利用しているZoom製品や対応言語によって条件が変わる場合があります。普段OutlookやGmailを使っている場合は、Zoom AI Companionの要約をもとに、別途メール文面へ整える運用が現実的です。

❹ スマートレコーディング｜長い録画を見返しやすくする

会議を録画していても、あとから見返すのは意外と大変です。

1時間の会議録画の中から「あの話題はどこだったか」を探すには、早送りしたり、何度も再生位置を戻したりする必要があります。

スマートレコーディングを使うと、クラウド録画をハイライトやチャプター、要約、次のステップなどで整理できます。

長時間の会議でも、話題ごとに確認しやすくなるため、あとから必要な部分だけ見返したいときに便利です。

特に、次のような会議と相性がよいです。

参加できなかったメンバーがいる会議
議論が長時間にわたる会議
プロジェクトの経緯をあとから確認したい会議
研修や説明会のように、あとで見返す可能性が高い会議

一方で、スマートレコーディングは録画データを扱う機能です。録画を残す会議では、保存場所や閲覧権限、共有範囲を事前に確認しておきましょう。

🆚 3. 料金はどうなっている？無料プランとの違い

気になるのは費用です。

結論から言うと、Zoom AI Companionは、対象となるZoomの有料サービスが割り当てられているユーザーであれば、追加料金なしで利用できるとされています。

一方、無料のBasicユーザーは、原則としてAI Companionの主要機能を利用できません。

ざっくり整理すると、次のようになります。

プラン・利用状況	AI Companion	目安
Basic（無料）	原則利用不可	個人利用・短時間の通話が中心
Zoom Workplace Pro / Business / Enterpriseなどの有料ライセンス	利用可能な場合あり	業務で日常的に会議を行うチーム
有料アカウント内の無料ユーザー	原則利用不可	ライセンス割り当ての確認が必要

つまり、すでに業務でZoomの有料プランを契約している企業であれば、新しいAI議事録ツールを別途契約しなくても、まずはZoom内の機能として試せる可能性があります。

これは、現場導入のハードルを下げる大きなポイントです。

新しいツールを導入する場合、通常は次のような確認が必要になります。

契約手続き
費用対効果の説明
セキュリティチェック
アカウント発行
操作説明
社内ルール整備

もちろんZoom AI Companionでも社内確認は必要ですが、すでにZoomを使っている企業であれば、既存の環境内で試しやすいという利点があります。

⚠️

管理者設定の確認も忘れずに

AI Companionは、契約していれば必ず全員がすぐ使えるとは限りません。

アカウント管理者が機能を有効化しているか、ユーザーに対象ライセンスが割り当てられているか、会議ホストが機能を開始できる状態かを確認する必要があります。

「実は使えるプランだったのに、設定がオフのままだった」というケースもあります。

まずは社内のZoom管理者やIT担当者に確認してみましょう。

🛠️ 4. 使い方ガイド｜Zoom AI Companionを実際に使う手順

Zoom AI Companionは便利ですが、使う前に押さえておきたい注意点もあります。

ここからは、Zoom AI Companionを実際に使うための操作手順を紹介します。
「AI機能」と聞くと難しく感じるかもしれませんが、基本の流れはとてもシンプルです。

大きく分けると、必要な作業は次の2つです。

事前に、Zoomの設定画面でAI Companionを有効にする
会議中に、Zoom画面上のAI Companionボタンから要約を開始する

まずは、事前設定から見ていきましょう。

① 事前設定｜ミーティング要約を有効にする

Zoom AI Companionを使うには、まずZoomの設定画面で「AI Companionによるミーティング要約」が有効になっているかを確認します。

Zoomの管理者、または設定変更が許可されているユーザーは、Zoomウェブポータルから以下の設定を確認できます。

ブラウザでZoomウェブポータルにサインインします。

One platform to connect | Zoom

Modernize workflows with Zoom's trusted collaboration tools: including video meetings, Zoom Chat, VoIP phone, webinars, whiteboard, contact center, and events.

https://us06web.zoom.us/

左側メニューから [設定]、または管理者の場合は [アカウント管理] ＞ [アカウント設定] を開きます。
画面上部の [AI Companion] をクリックします。
[AI Companionによるミーティング要約] をオンにします。
必要に応じて、以下の項目も確認します。

ミーティングが開始されたときに自動的に開始する
参加者と共有しているときにメールの通知を送信する
メールに要約テキストを含める
ユーザーが要約を共有することを制限する

⚠️

Zoomウェブポータルの設定画面で「AI Companionによるミーティング要約」をオンにします。

この設定がオフになっていると、会議中にAI Companionの要約機能を使えない場合があります。

また、鍵マークが表示されている項目は、管理者によって設定が固定されている可能性があります。その場合は、社内のZoom管理者に確認しましょう。

② 会議中｜AI Companionを開始する

事前設定が完了したら、実際のZoom会議でAI Companionを開始します。

会議中の画面では、右上または画面下部のメニュー付近に、キラキラしたマークの [AI Companion] アイコンが表示されます。

このアイコンをクリックすると、AI Companionのパネルが開きます。

操作手順は以下の通りです。

Zoomデスクトップアプリで会議を開始します。
会議画面上の [AI Companion] アイコンをクリックします。
パネル内に表示される [ミーティング要約] にチェックが入っていることを確認します。
[AI Companionを開始] をクリックします。
参加者に、AI Companionが開始されたことが通知されます。
会議終了後、ミーティング要約が作成されます。

💡

会議中は、Zoom画面上の「AI Companion」アイコンからミーティング要約を開始できます。

初心者の方は、まずこの画面で「AI Companionを開始」ボタンを押すだけで大丈夫です。

会議の内容をもとに、終了後に要約が作成されます。

③ 会議後｜ミーティング要約を確認する

会議が終了すると、設定に応じてミーティング要約が作成されます。
要約は、メールやZoom Team Chatなどで確認できます。

メール通知をオンにしている場合は、会議終了後にZoomから要約メールが届きます。
確認する際は、以下の点をチェックしましょう。

決定事項は正しいか
担当者名に誤りはないか
期限や日付は正しいか
会社名・商品名・固有名詞に間違いはないか
未決事項が決定事項のように書かれていないか

💡

会議後は、Zoomから届くミーティング要約を確認し、人が内容を整えてから共有します。

AIの要約は便利ですが、あくまで「下書き」です。

社内共有やお客様への送付前には、必ず人が確認しましょう。

🎉 5. さいごに｜まず試す3ステップ

Zoom AI Companionは、議事録づくりや会議後の共有を効率化してくれる、現場にとって心強い機能です。

特に、すでにZoomの有料プランを使っている企業であれば、新しいツールを追加契約する前に、まず社内のZoom環境で使えるか確認してみる価値があります。

ただし、AIに任せきりにするのではなく、「AIが下書き、人が確認」という役割分担が大切です。

この前提を押さえれば、議事録作成の負担を減らしながら、会議後の共有品質も高められます。
明日から試すなら、次の3ステップがおすすめです。

■ Step 1：自社のZoom環境を確認する

まずは、自社のZoomプランとライセンス状況を確認しましょう。

有料ライセンスが割り当てられているか、AI Companionの機能が管理者によって有効化されているかをチェックします。

■ Step 2：次の定例会議で1回だけ使ってみる

いきなり全社展開する必要はありません。

まずは、社内の定例会議など、機密性が高すぎず、試しやすい会議でミーティング要約を使ってみましょう。

会議後に届いた要約を見て、どこまで使えるか、どこに修正が必要かを確認します。

■ Step 3：浮いた時間と修正点をチームで共有する

最後に、「どれくらい議事録作成が楽になったか」「どの部分は人の確認が必要だったか」をチームで共有しましょう。

この振り返りを行うことで、自社に合った使い方が見えてきます。

Zoom AI Companionは、特別なAIツールを新たに導入しなくても、日々の会議業務を少しずつ軽くできる選択肢です。

まずは1つの会議から。

「会議後に議事録を書く」のではなく、「AIの下書きを確認して仕上げる」働き方へ、少しずつ切り替えてみましょう。

明日からの業務改善に、ぜひお役立てください。

参考元

Zoom公式サポート：Zoom AI Companion機能の利用条件
Zoom公式サポート：Meeting Summary with AI Companion
Zoom公式サポート：Supported languages for Zoom AI Companion features
Zoom公式：AI Companion Security and Privacy

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